浅谈办公室值班

     值班工作是办公室一项重要工作，发挥着“承上启下、上传下达、下情上报、联系左右、沟通内外”的重要作用。这里，主要讲一讲值班基本要求、电话接转规范、强化值班管理三个方面的细节。

     一、值班工作基本要求

    值班工作的重要之处在于保证各项事务能够及时联系和有效处理。一是确保联络畅通。联络畅通是值班工作的首要职责，必须保证时刻有人在岗，即便是吃饭、睡觉等休息时间，无论何时只要电话响了就得及时接听，不得出现值班电话无人接听、无法接通等情况，一般情况下，工作时间值班电话不得手机转接。手机转接后往往会因没电或信号差，遇到紧急情况将会误大事，千万要注意。二是及时处理来电。电话接通，但事情却办不了，一样是联络不通。值班人员应加强业务学习，掌握电话处理程序及应注意的细节问题，及时高效处理来电。三是加强值班基础工作，熟记有关联系方式，常用电话号码特别是有关领导的号码应牢记于心，值班联络时就会轻松便捷，遇到领导、同事询问电话号码，就能对答如流，既提高了效率，同时也给领导留下较好印象。
    二、电话接转处理规范

    没有规矩，不成方圆，办公室工作讲求严谨，要求规范，一举一动事关单位形象，必须时时讲求严谨，处处做到规范。一是电话接听。接听电话要及时，电话铃响3声内接听，同时备好纸笔。电话接通后，先说“您好”，确认对方身份、通报本人身份后，再将对方单位、姓名、联系方式、来电内容和要求等认真记录在值班日志上。接听领导电话，不得使用“免提”。二是来电事项办理。对来电要求的事项，要按程序办理，第一时间报告单位分管领导，按照领导批示意见办理落实;需要其他单位或人员知悉或办理的事项，及时通知有关单位或人员;做好承办事项的催办落实，并适时向领导汇报落实情况，对落实中出现的新情况、新问题及时向有关领导报告。需要向来电方反馈情的，及时给来电方回复。三是打电话。电话拨出前，对电话内容拟出腹稿，重要电话拟出书面文稿。电话接通后，问明并记录对方单位、姓名、职务、电话接通时间，主动通报本人单位、姓名、职务和联系电话，讲清授话内容。重要电话，尤其是内容较多的重要电话，应要求对方做好电话记录，并在记录完后进行核对，如有必要，请对方复述一遍，确保准备无误。打住宅电话应掌握好时间，考虑对方的生活习惯，不得无端打扰领导休息，因工作紧急确需在休息时间打扰的，应先致歉。给领导打电话，特别要注重简明扼要，条理清楚，不过多重复，对领导的答复和指示要记清楚。

    三、值班管理的关键环节

    值班工作常年累月处于“分分秒秒不离岗、时时刻刻保运转”的状态，在人员轮流交替过程中，只有严格管理、加强衔接，才能保证平稳有序。主要就是搞好首问负责、交班接班和值班记录。一是实行首问负责制。首问负责是第一要求，日常值班或事务办理中接到领导工作指令或待办事项的第一人即为第一责任人，从接报登记、情况核实、处理建议、呈报审批等环节全程落实。办公室是对外联络的总窗口，是本单位日常工作调度室。办公室人员是来人来访的接待员，各项事务的联络员，日常工作的调度员，更是单位形象的展示员，必须强化职责，勇于担当，经手的工作就要一抓到底。单位日常工作上传下达，如会议通知、事务联系等都由办公室负责除紧急情况外，我们都是通过办公室进行工作联系，一方面这是职责所在，另一方面让办公室掌握工作动向，便于搞好衔接服务，确保各项工作规范有序运转。二是搞好交班接班。交接班是值班重要环节，交班人要把重要情况逐项交接清楚，接班人要对未尽事宜跟踪落实。三是完善值班记录，值班记录是工作档案，为之后还原工作过程、分清工作责任提供重要凭证，值班人员要如实记录，认真填写，以备后查。对各类活动、会议、上级来纸质电文，都就有完整的记载，这既是对工作负责，也是对自己负责。值班记录一般包括8个要素：事件发生的具体时间、地点；事件发生的单位、当事人情况；事件详细内容；联系人姓名、职务及联系方式等；领导指示和处理意见；记录人及记录时间；办理情况；备注事项等。